يُعد نظام ERPNext من أبرز أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية مفتوحة المصدر، حيث يجمع بين سهولة الاستخدام ومرونة التخصيص وتكامل الوحدات المختلفة. وقد أصبح من الأدوات الجوهرية في نجاح المؤسسات، خصوصًا عند تطبيقه من خلال شريك متخصص مثل شركة “أيبان” التي توفر حلولًا تقنية ومحاسبية شاملة تدعم النمو الرقمي للمؤسسات في السوق السعودي.
وحدة المحاسبة في ERPNext
تقدم وحدة المحاسبة في ERPNext إمكانيات متقدمة تتيح للشركات إدارة حساباتها العامة، إعداد القيود اليومية، وتتبع الذمم المدينة والدائنة، إلى جانب إصدار القوائم المالية بكفاءة وشفافية. وتوفر شركة أيبان تنفيذًا احترافيًا لهذه الوحدة، مع إمكانية التشغيل عن بُعد، مما يساعد في تقليل التكاليف دون التأثير على جودة التقارير المالية أو الالتزام بالمعايير الدولية.
ما يميز وحدة المحاسبة في ERPNext هو قدرتها على التفاعل الديناميكي مع جميع العمليات التجارية في النظام، حيث يتم تسجيل المعاملات المالية تلقائيًا عند إجراء عمليات البيع، الشراء، دفع الرواتب، أو استلام المدفوعات. وبذلك يتم الحفاظ على سجلات مالية محدثة لحظيًا دون الحاجة لتدخل يدوي. كما أن النظام يتيح إعداد التقارير الضريبية، مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT) وضريبة الدخل، بما يتوافق مع متطلبات الهيئة العامة للزكاة والضرائب والجمارك في المملكة العربية السعودية.
تُعتبر المرونة أحد أعمدة هذه الوحدة، حيث يمكن تخصيص شجرة الحسابات (Chart of Accounts) لتتناسب مع طبيعة كل نشاط تجاري، سواء كان صناعيًا أو خدميًا أو تجزئة. كما يمكن إعداد مراكز تكلفة وربطها بالوحدات التشغيلية المختلفة، ما يُمكّن الشركات من تتبع المصاريف وتحليل ربحية الأقسام أو الفروع بشكل دقيق.
تتيح الوحدة أيضًا إعداد موازنات سنوية وربطها بحسابات الإنفاق الفعلي، مما يسمح بقياس الانحرافات المالية والتنبؤ بالمخاطر قبل وقوعها. ويأتي دور شركة أيبان في ضبط هذه الإعدادات بناءً على طبيعة كل عميل، حيث يقوم فريق المحاسبين المعتمدين لدى الشركة بتهيئة النظام وتدريب الفريق المالي على استخدامه وفق المعايير الدولية للمحاسبة (IFRS).
إضافة إلى ذلك، تدمج أيبان وحدة المحاسبة مع أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدة في المملكة، مما يضمن التزام المنشأة بتوجيهات هيئة الزكاة والجمارك ويجنبها الغرامات. كما تقدم الشركة دعمًا مستمرًا لضمان تحديث البيانات ومراجعتها دوريًا، بما يضمن دقة عالية وسهولة في اجتياز عمليات التدقيق.
إدارة الموارد البشرية ERPNext
توفر وحدة إدارة الموارد البشرية في ERPNext تجربة رقمية متكاملة لإدارة بيانات الموظفين، الإجازات، الحضور، الرواتب، والتقييمات الدورية. كما تضمن شركة أيبان تكامل هذه الوحدة مع الأنظمة المعتمدة في المملكة العربية السعودية، ما يجعلها أداة فعالة لإدارة الامتثال المؤسسي والتكامل مع أنظمة التأمينات والضرائب.
تمكن هذه الوحدة المؤسسات من إنشاء ملف رقمي لكل موظف يحتوي على جميع بياناته الأساسية مثل العقود، الوثائق الرسمية، السجل الوظيفي، الإجازات، الإنجازات، والمخالفات. ويتم ربط هذه البيانات مع وحدات الرواتب والحضور تلقائيًا، بحيث يتم احتساب مستحقات الموظفين بشكل دقيق دون تدخل يدوي، بما يشمل الخصومات، البدلات، والحوافز.
يتيح ERPNext للشركات إعداد جداول الحضور اليومية وربطها بأجهزة البصمة أو التطبيقات السحابية، مما يضمن تتبعًا لحظيًا لدوام الموظفين وسهولة استخراج تقارير الغياب أو التأخير. كما يمكن إعداد سياسات الإجازات بشكل مرن بحسب نوع التعاقد أو المسمى الوظيفي، بما يتماشى مع نظام العمل السعودي.
أما على مستوى إدارة الرواتب، فيوفر النظام أدوات قوية لإعداد كشوف المرتبات، وإدارة الدفعات البنكية، وحساب الاشتراكات في التأمينات الاجتماعية وضريبة الاستقطاع الشهري. تتيح شركة “أيبان” ضبط هذه الإعدادات بالكامل وفق المتطلبات الرسمية للجهات الحكومية، كما تساعد في توليد ملفات الرواتب المعتمدة للبنوك (SARRA) والربط الإلكتروني مع التأمينات العامة.
إضافة إلى ما سبق، توفر الوحدة إمكانية إجراء تقييمات أداء دورية للموظفين، وربطها مباشرة بخطط التدريب أو المسارات المهنية. وتدعم أيبان هذا الجانب من خلال تهيئة نماذج تقييم قابلة للتخصيص وفق متطلبات كل شركة، مما يساعد على تطوير رأس المال البشري بطرق منهجية.
وبفضل البنية المتكاملة لنظام ERPNext، يمكن للإدارة العليا الوصول إلى تقارير تحليليّة شاملة عن التوظيف والتكلفة والرضا الوظيفي، بما يوفّر رؤى استراتيجية تسهم في تحسين استقرار القوى العاملة وزيادة إنتاجيتها.
وحدة المبيعات في ERP
من خلال وحدة المبيعات في ERPNext، يمكن للمؤسسات إدارة دورة المبيعات بشكل شامل، من إصدار عروض الأسعار وحتى تحصيل المدفوعات. وتوفر هذه الوحدة أدوات تحليلية تسهم في تحسين أداء مندوبي المبيعات، وزيادة معدلات الإغلاق. تقدم “أيبان” تخصيصًا محليًا لهذه الوحدة يتماشى مع خصائص السوق السعودي وقوانينه، مما يجعل منها أداة استراتيجية لإدارة العلاقات التجارية وتحقيق نمو مستدام في الإيرادات.
تبدأ دورة المبيعات في ERPNext بتوليد عروض أسعار احترافية، قابلة للتعديل والتخصيص بحسب شروط العميل، مع إمكانية إرسالها مباشرة عبر البريد الإلكتروني وتتبع حالة العرض (مفتوح، تمت قراءته، قُبل، رُفض). عند موافقة العميل، يمكن تحويل العرض تلقائيًا إلى أمر بيع، دون الحاجة لإعادة إدخال البيانات. هذا التكامل يوفر وقت فريق المبيعات ويقلل من الأخطاء الناتجة عن العمليات اليدوية.
كما تتيح الوحدة إنشاء فواتير البيع بناءً على أوامر البيع المعتمدة، مع ربط مباشر بحسابات العملاء في وحدة المحاسبة، مما يسهل عملية التحصيل، ويعزز مراقبة التدفقات النقدية. وبفضل نظام التنبيهات الآلي، يتم إشعار الفريق بمواعيد الاستحقاق أو التأخير في السداد، مما يحسّن عملية متابعة المدفوعات ويقلل من معدلات الديون المتعثرة.
من الناحية الإدارية، توفر الوحدة تقارير تحليلية تفصيلية عن أداء مندوبي المبيعات، وحجم المبيعات حسب المنتج أو المنطقة أو العميل، بالإضافة إلى معدل تحويل الفرص البيعية إلى صفقات ناجحة. وتساعد هذه التحليلات في اتخاذ قرارات تسويقية أكثر فعالية، وتوجيه الجهود البيعية نحو الشرائح الأعلى عائدًا.
تُولي “أيبان” اهتمامًا خاصًا بمواءمة هذه الوحدة مع البيئة القانونية والتجارية السعودية، من خلال تضمين الضرائب المحلية مثل ضريبة القيمة المضافة، وتوفير نماذج فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضرائب والجمارك. كما تتيح ربط النظام بمنصات التجارة الإلكترونية أو تطبيقات نقاط البيع (POS)، مما يخلق منظومة متكاملة تغطي البيع من القناة الأولى حتى الفاتورة النهائية.
إضافة لذلك، تُمكّن وحدة المبيعات المؤسسات من تحديد سياسات تسعير مرنة، مثل الخصومات التلقائية على كميات معينة، أو العروض الموسمية، أو الأسعار الخاصة لكل عميل. وتدعم “أيبان” هذه الخيارات من خلال إعداد محركات تسعير مخصصة داخل النظام، لضمان دقة التسعير وشفافية العمليات التجارية.
نظام الجرد والمخزون
وحدة الجرد والمخزون في ERPNext تمكّن الشركات من تتبع المخزون لحظيًا، وتحديد مستويات إعادة الطلب، وتصنيف المنتجات بسهولة. مع دعم الربط بوحدات البيع والشراء والإنتاج، تقدم “أيبان” نظامًا موحدًا يحقق كفاءة سلسلة الإمداد، ويمنع حدوث الهدر أو الانقطاع في المواد الأساسية.
تُعد هذه الوحدة من أكثر مكونات ERPNext مرونة وذكاءً، حيث تتيح مراقبة دقيقة لكميات المواد والمنتجات في جميع المخازن والمواقع الجغرافية التابعة للمؤسسة. يتم تحديث الكميات بشكل تلقائي وفوري عند تنفيذ أي عملية بيع أو شراء أو تحويل داخلي، مما يساعد على تقليل الأخطاء اليدوية وتعزيز دقة السجلات.
من خلال الواجهة البصرية السهلة، يمكن تصنيف المخزون بحسب الأصناف، الفئات، الموردين، أو حتى المواقع. ويُتيح النظام تحديد الحد الأدنى والحد الأعلى لكل صنف، مع إرسال تنبيهات آلية عند وصول المخزون إلى مستوى إعادة الطلب، مما يمنح فرق المشتريات الوقت الكافي لتأمين المواد اللازمة دون تأخير.
تساعد التقارير التحليلية المتوفرة في الوحدة على اتخاذ قرارات دقيقة حول جدوى تخزين بعض الأصناف أو التخلص من المخزون الراكد. كما يُمكن تتبع تاريخ كل صنف من لحظة دخوله المخزن وحتى خروجه، مع إمكانية مراجعة صلاحيات المنتجات أو تواريخ الدُفعات (Batch Numbers) في حال كان ذلك مطلوبًا، مثلًا في الصناعات الغذائية أو الدوائية.
وتُسهم التكاملات التي توفرها “أيبان” في تعزيز فعالية الوحدة، حيث تقوم بربط نظام المخزون مع وحدات المبيعات والمشتريات والإنتاج، مما يضمن انسيابية العمليات وتقليل التداخل أو التعارض بين الإدارات المختلفة. فعند إصدار أمر بيع، يتم خصم الكمية تلقائيًا من المخزون، وفي حال تنفيذ أمر شراء، يتم تحديث الكميات مباشرة دون الحاجة لإدخال إضافي.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن ربط الوحدة بأنظمة الباركود أو أجهزة القراءة الذكية، ما يجعل عمليات الجرد الدوري أسرع وأكثر دقة. وتدعم “أيبان” هذه المزايا من خلال إعداد بيئة تشغيل عملية ومخصصة، تناسب أحجام وأنماط الأعمال المختلفة، من شركات التوزيع الكبيرة وحتى متاجر التجزئة المتوسطة.
كما تتيح الوحدة إعداد مستويات صلاحيات للمستخدمين، بحيث يمكن التحكم بمن يُدخل، يُعدل، أو يُصدر تقارير، مما يعزز من الحوكمة ويمنع التلاعب في بيانات المخزون الحساسة.
إدارة المشتريات عبر ERPNext
تسهم وحدة المشتريات في تحسين إجراءات الشراء، عبر إعداد طلبات الشراء، إدارة بيانات الموردين، واستلام الفواتير، وكل ذلك في منصة واحدة متكاملة. وتقوم أيبان بتطوير هذه الوحدة لضمان شفافية كاملة، وربطها بأنظمة التحليل المالي للمساعدة في اتخاذ قرارات شراء مبنية على بيانات.
وحدة إدارة المشاريع في ERPNext
تمكن هذه الوحدة الشركات من تنظيم المهام، توزيع الأدوار، ومتابعة التقدم الزمني للمشاريع. كما تتيح تحليل الأداء المالي بشكل مباشر، مما يساعد الإدارات في تسليم المشاريع في الوقت المحدد دون تجاوز الميزانيات. وتقوم “أيبان” بتصميم واجهات مخصصة لكل نوع مشروع بحسب طبيعة نشاط العميل.
CRM في ERPNext
تساعد وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) على تتبع التفاعلات مع العملاء، إدارة الفرص البيعية، وتنفيذ حملات تسويقية موجهة. وبفضل ربطها مع وحدات المبيعات والدعم، تضمن هذه الوحدة تجربة عميل متماسكة وذات طابع احترافي. وتوفر أيبان تخصيصًا لهذه الوحدة يعزز من قدرة المؤسسات على كسب ولاء العملاء وتحقيق مبيعات مستدامة.
التكامل التقني والمحاسبي
تتمثل قوة “أيبان” في امتلاكها لفريق يجمع بين البرمجة والمحاسبة، مما يجعل تنفيذ ERPNext لا يقتصر على الجانب التقني فقط، بل يشمل التهيئة المالية والامتثال الضريبي. تقدم الشركة ربطًا مباشرًا مع المواقع الإلكترونية، دعمًا فنيًا مستمرًا، وتدريبًا شاملاً للموظفين، مما يضمن استدامة الأداء بعد الإطلاق.
لماذا ERPNext هو الخيار الأمثل ؟
يمثل ERPNext عند تنفيذه عبر شركة أيبان أكثر من مجرد نظام رقمي، بل هو تحول استراتيجي يُمكّن الشركات من إدارة مواردها بذكاء، وتحقيق نمو طويل الأمد في بيئة تنافسية. ومع تصاعد وتيرة التحول الرقمي في السعودية، أصبح اعتماد ERPNext ضرورة لا رفاهية.
